پایگاه مدیریت دانش حرفه ای ایران prokm
یکی از جملاتی که ما پیوسته از مدیران می‌شنویم این است که ما یک موتور جستجوی سازمانی به خوبی گوگل می‌خواهیم. در این یادداشت ۵ دلیل برای اینکه شما حتی نمی توانید به این هدف نزدیک شوید آورده شده است:
دلیل اول: بهینه‌سازی موتور جستجو: صفحات وبی که می‌خواهند پیدا شوند.
آیا شما صاحب یک وبسایت هستید؟ اگر هستید پس مانند من با سیلی از ایمیل‌های اسپم که پیشنهاد بهینه‌سازی (SEO) سایت برای جستجوی گوگل را می‌دهند، مواجه هستید. بهینه‌سازی یا همان سئو کسب و کار بزرگی است و مالکین وبسایت‌ها تلاش و هزینه زیادی برای قابل جستجو بودن وبسایتشان انجام می‌دهند. اما چه فردی در سازمان، اسناد و سایت‌ها را برای جستجوی داخلی بهینه می‌نماید؟ اجازه بدهید به شما بگویم چه کسی – هیچ کس. در صورتی که خوش شانس باشید شاید تعداد معدودی از افراد به موضوع “قابلیت یافتن” توجه نمایند.
گوگل در یافتن موفق است چون آن سایت‌ها می خواهند که یافت شوند. این سایت‌ها اغلب بسیار برای پیدا شدن مشتاق هستند، چرا که می‌خواهند به شما چیزی را بفروشند. معمولاً هر چه اشتیاق آنها برای فروش بیشتر باشد، آن ها را می توانید در رده‌های بالاتر جستجوی گوگل مشاهده کنید، در نظر داشته باشید که بسیاری از اسناد داخل سازمان شما به دلیل محرمانه بودن نباید به راحتی در دسترس قرار بگیرند.
دلیل دوم: این حقیقت که وب متشکل از صفحات اچ تی ام ال متصل و به هم لینک شده می باشد، در حالیکه محتوای شما معمولاً اسناد ورد جدا از هم و تفکیکی می باشند (البته اگر خوش شانس باشید!)
برخی اوقات حتی فرمت ورد اسناد نیز موجود نیست، من سازمان‌هایی را سراغ دارم که دانش حیاتی خود را در قالب فایل پی دی اف نگهداری می‌کنند!
تفاوت میان صفحات وب به هم متصل و اسناد منفک و جدا از یکدیگر بسیار حیاتی است. گوگل می‌تواند در میان صفحات به هم متصل شده وب بخزد و محتوای یک سایت را درک نماید و سایت‌های مهم یا قانونی را بر اساس تعداد لینک‌هایی که به آنها اشاره می‌کنند شناسایی کند. در بالاترین نتایج جستجو معمولاً مواردی قرار دارند که دارای بیشترین تعداد بک‌لینک هستند. اجزاء صفحات نیز اغلب برای گوگل روشن است مثل عنوان، تیتر اول، متادیتا.
اسناد شما به یکدیگر لینک نیستند، هر یک مجزا و جدا از هم هستند و نیاز است که هر یک به صورت جداگانه جستجو شده و نمایه گذاری شوند. هیچ بک لینکی وجود ندارد. ساختار قابل مشاهده‌ای برای سند وجود ندارد غیر از چیزی که چشم بیننده مشاهده می‌کند و موتور جستجو نمی‌تواند متوجه یک پانوشت از روی عنوان سند نشود.
دلیل سوم: استخدم انبوه متخصصان موتور جستجو توسط گوگل
شما چند نفر متخصص موتور جستجو استخدام نموده‌اید؟ هیچی، درسته؟ ولی گوگل ده‌ها هزار نفر را استخدام نموده است، به همین دلیل است که موتور جستجوی آنها بهتر از شما عمل می‌نماید.
این نکته بسیار مهمی است به ویژه اگر شما قصد دارید از جستجوی معنایی استفاده نمایید و یا جستجوی مشتری خود را در پایگاه دانش بهینه‌سازی کنید. در این موارد شما نیاز به یک متخصص موتور جستجو خواهید داشت تا آنتولوژی (هستی‌شناسی) لازم را ایجاد یا تکمیل کنید، دقت جستجو را پایش و بهبود دهید و کلمات مترادف را تعریف نماید. به هر حال معمولاً مدیران به این جبنه بی‌اعتنا هستند و تصور می‌کنند که موتور جستجو یک محصول آماده قابل خریداری است که به خودی خود می‌تواند کار کند.
دلیل چهارم: گوگل “سطوح امنیتی” و دسترسی تعریف نمی‌کند.
گوگل به صورت پیش فرض تصور می‌کند که همه چیز برای همه موجود و قابل دسترسی است و کلمه عبور یا محدودیت‌های دسترسی یا سطوح امنیتی تعریف نمی‌کند. گوگل تمام موارد که داخل وب سیاه نیستند را جستجو می‌کند.
بسیاری از اسناد شما در داخل وب‌سیاه قرار دارند. آن ها در پوشه یا فولدرهای امنیتی، دراپ باکس یا شیرپوینت نگهداری می‌شوند. من اخیراً مشاور سازمانی بودم که دارای ۳۰۰ بانک اطلاعاتی مجزا و سیستم‌های مدیریت اسناد منفک بود. فقط ۶ عدد از آن ها نمایه سازی شده بود و الباقی دارای محدودیت دسترسی بود.
دلیل پنجم: گوگل دارای کنترل نسخه یا ویرایش نیست.
هر صفحه وب در وب تنها نسخه است. به جای اینکه یک صفحه وب تحت عنوان ویرایش ۳٫۵ و وب پیجی دیگر به عنوان ویرایش ۴ ذخیره گردد. شما فقط ویرایش خود را انجام و آن را انتشار می‌دهید. هر صفحه در وب ویرایش جاری و نهایی به حساب می‌آید و پیوسته تحت توسعه است. گوگل فقط یک نسخه از صفحه را ارائه می‌کند و آن هم نسخه نهایی و جاری است.
شما با اسناد خود با این روش رفتار نمی‌کنید. مگر اینکه سیستم مدیریت اسناد شما بسیار قوی باشد، در غیر این صورت شما نسخه‌های متعددی از یک سند دارید که در فضاهای مختلف ذخیره شده‌اند. یکی از نگرانی های جستجوی سازمانی این است که اغلب تمام نسخه‌ها را در نتایج جستجوی شما پیدا خواهد کرد.
پس بار بعد که مدیری از شما پرسید “چرا ما نمی‌توانیم موتور جستجویی مانند گوگل داشته باشیم!” شما می‌توانید پاسخ دهید که چرا می‌توانیم، اگر
- شما تمام محتوای خود را از اسناد به ویکی‌ها منتقل کنید.
- شما تنها یک نسخه از هر سندی را نگهداری نمایید.
- شما تمام کارمندان خود را در قبال بهینه‌سازی موتور جستجو آموزش دهید.
- شما یک تیم متخصص موتور جستجو استخدام نمایید.
- شما تمام دسترسی به تمام اسناد را برای تمام نفرات آزاد بگذارید.
بعد ببینید که آنها چه جوابی می‌دهند.
جستجوی سازمانی می‌تواند کار کند، اما هیچ وقت نمی تواند مثل گوگل کار کند.
مترجم: میلاد پدیدار فرد
