پایگاه مدیریت دانش حرفه ای ایران prokm
همانطور که می دانید، در نوامبر ۲۰۱۸، برای اولین بار یکی از شایسته‌ترین نهادهای بین‌المللی (ایزو) اقدام به انتشار استانداردی اختصاصی برای مدیریت دانش نمود. بلافاصله پس از انتشار استاندارد ۳۰۴۰۱، بررسی فنی و تخصصی متن استاندارد را شروع کردیم و با چند تن از اعضای تیم تدوین استاندارد به گفتگو و تعامل پرداختیم. تلاش‌هایی که از ابتدای سال ۹۸ آغاز شد. در همین رابطه، ترجمه این استاندارد در ادامه با حساسیت ویژه انجام شد و در حال حاضر این کتاب در دسترس علاقه‌مندان این حوزه است. در این نوشته، اهمیت استانداردسازی در مدیریت دانش و کارکردهای ایزو ۳۰۴۰۱ را با هم بررسی می‌کنیم.
کتابی که شاید بسیاری از ما جای خالی آن را برای استانداردسازی سیستم‌های مدیریت دانش خود احساس می‌کردیم.
هیچ استاندارد جهانی در خصوص مدیریت دانش قبل از این استاندارد وجود نداشته است. بدون تردید این موضوع یک تغییر اساسی در مدیریت دانش است. این استاندارد، پتانسیلِ عدم درک کافی توسط علاقه‌مندان و فعالین حوزه مدیریت دانش را دارد و حتی ممکن است برخی را به شک و تردید بیاندازد. ما به قصد از بین بردن این مسئله اقدام به ترجمه این استاندارد نمودیم و در راستای پایبندی به رسالت خود، در این نوشته به کارکردها و نحوه استفاده از آن برای پشتیبانی طرح‌های مدیریت دانش می‌پردازیم.
ایزو ۳۰۴۰۱؛ استاندارد سیستم مدیریت
ایزو یک سازمان بین‌المللی غیردولتی است که با هدف ایجاد، انتشار و فروش استانداردهای بین‌المللی تأسیس شده است. اعضاء ایزو شامل نهادهای ملی استاندارد از کشورهای عضو از جمله موسسه استاندارد بریتانیا (BSI)، موسسه استانداردسازی آلمان (DIN)، موسسه ملی استاندارد فرانسه (AFNOR) می‌باشند. تاکنون ۱۹۲ کشور جهان عضو ایزو هستند. کلیه این اعضاء اعتقاد دارند که استانداردسازی به کسب و کار کمک کرده و منتج به بهبود کارایی و کیفیت خواهد شد.
ایزو بیش از ۲۲۶۵۴ استاندارد منتشر نموده که از این تعداد، ۶۳ عدد استانداردهای سیستم مدیریت (MSS) می‌باشند. ایزو ۳۰۴۰۱ نیز یک استاندارد سیستم مدیریت (MSS) است. به عبارتی دیگر، ایزو ۳۰۴۰۱ سنگ محک جهانی برای ایجاد، پیاده‌سازی، نگهداری، بازنگری و بهبود مدیریت دانش است. تمامی الزامات این استاندارد برای هر سازمانی صرف نظر از نوع، اندازه، محصولات و خدمات، کاربرد دارد. معروف ترین استانداردها شامل ۹۰۰۱، ۱۸۰۰۱، ۱۴۰۰۱ و ۲۴۰۰۱ هستند و تمام این استانداردها دارای یک قالب می‌باشند. استاندارد مدیریت دانش نیز از این قاعده مستثنی نیست و تمام سازمان‌هایی که با یکی از این استانداردها (برای نمونه ISO 9001:2015) آَشنا باشند، با ISO 30401:2018 نیز غریبه نخواهند بود.
مسیر طی شده برای استاندارد ۳۰۴۰۱
سازمان جهانی استاندارد (ایزو) زمان‌بندی خاصی جهت تدوین استانداردهای جدید ندارد، بلکه صرفاً در پاسخ به تقاضای صنعت، کشورهای عضو یا ذی‌نفعانی چون گروه‌های مصرف‌کننده اقدام به نگارش استاندارد می‌نماید. ایزو در ژانویه ۲۰۱۴ طرحی پیشنهادی از یکی از موسسات عضو به منظور ایجاد یک استاندارد سیستم مدیریتی برای مدیریت دانش دریافت کرد. دلایل مطرح شده در طرح پیشنهادی تنظیم شده توسط این موسسه، برای تدوین یک استاندارد تحت عنوان مدیریت دانش از قرار زیر بود:
- شناسایی نیاز و اهمیت مدیریت دانش در جهان؛
- ابهام در درک صحیح مدیریت دانش؛
- تعدد ناکامی ها و شکست‌ها در اجرای پروژه های مدیریت دانش به دلیل عدم وجود یک رویکرد کامل؛
کار بر روی استاندارد از سال ۲۰۱۵ توسط کمیته تخصصی TC/260 به نام مدیریت منابع انسانی شروع شد. جلسات متعددی در سال ۲۰۱۶ و ۲۰۱۷ در برلین، تگزاس، سنگاپور، لندن و پاریس برگزار تا یک نسخه پیش نویس برای رای گیری و اظهار نظر آماده شود. سپس ۶ هفته از دسامبر ۲۰۱۷ تا ژانویه ۲۰۱۸ برای اظهار عمومی در نظر گرفته شد. بیش از ۷۰۰ کامنت دریافت شد. بررسی کامنت ها توسط برخی از مطرح ترین متخصصین مدیریت دانش از کشورهای انگلیس، فرانسه، آمریکا، آلمان، نیجریه و غیره انجام شد. بسیاری از کامنت ها تکراری بودند که اغلب شامل موارد ویرایشی و املائی می‌شدند. بسیاری نیز پیشنهاد تغییر محتوا دادند که امکان پذیرش نداشت. الباقی نظرات نیز با یکدیگر در تناقض بودند. به عنوان مثال بعضی افراد اعتقاد داشتند که فرهنگ مدیریت دانش نمی‌تواند و نباید از فرهنگ کلی سازمان جدا شود، و برخی دیگر نیز اعتقاد داشتند که جدا کردن این دو بسیار حیاتی است. بخش عمده‌ای از نظرات کارا و مفید بودند و به شفافیت سند افزود.
همچنین بحث زیادی به منظور اطمینان از اینکه امکان ترجمه و معادل‌سازی صحیح واژههای انگلیسی به زبان‌های دیگر همچون آلمانی، فرانسوی و غیره وجود دارد، صورت پذیرفت. در نهایت کار تکمیل شد و ویرایش نهایی استاندارد به امضاء نفرات رسید تا برای خواندن و ترجمه پیش از اکتبر ۲۰۱۸ به تأیید ایزو برسد.
۳ راه اصلی برای استفاده از ایزو ۳۰۴۰۱
در واقع شاید بتوان گفت که سه راه اصلی برای استفاده از ایزو ۳۰۴۰۱ وجود دارد:
می‌توانید به آن بی‌توجه باشید؛
تنها به این خاطر که اکنون استانداردی برای مدیریت دانش توسط ایزو تدوین شده است دلیل نمی‌شود که شما کار خاصی انجام دهید. در نظرسنجی که اخیراً انجام شده، ۲۵% از پاسخ دهندگان که در مورد استاندارد شنیده‌اند، هیچ برنامه خاصی برای استفاده از آن ندارند.
می‌توانید از آن به عنوان یک راهنمای آغاز استفاده کنید؛
اگر به تازگی شروع به مدیریت دانش نموده‌اید، می‌توانید استاندارد را تهیه تا از آن به عنوان یک راهنما استفاده کنید. استاندارد به شما می‌گوید که چه مواردی در مدیریت دانش متفاوت است، بسیاری از اصول را به شما ارائه می‌کند، به شما می‌گوید که از کجا شروع کنید، نیاز دارید که چه مواردی را در نظر بگیرید و چه جایگاهی برای چه مواردی در نظر بگیرید. بدین ترتیب به شما کمک می‌کند تا از برخی اشتباهات و مشکلات پرهیز کنید. در نظرسنجی انجام شده، ۳۳% از پاسخ دهندگان که در مورد استاندارد شنیده‌اند، تصمیم دارند تا از استاندارد به عنوان یک راهنما استفاده کنند.
می‌توانید از آن برای کنترل و ارزیابی مدیریت دانش خود استفاده کنید؛
شما بر اساس این استاندارد می‌توانید با کمک ممیزهای داخلی و بیرونی، بررسی کنید که آیا تمام الزامات را برآورده می‌کنید یا خیر. باید از طریق مصاحبه با افراد و بازبینی اسناد به دنبال شواهدی برای ۵۴ الزام “باید” که در استاندارد قید شده باشید. در صورتیکه اعتقاد به مطابقت خود دارید، پس دلایل خود را برای این انطباق مستند کنید. باید تمام حوزه‌های عدم انطباق را شناسایی نموده و مشخص کنید که برای دستیابی به انطباق به چه اقداماتی نیاز است. در نظرسنجی انجام شده، ۳۸% از پاسخ دهندگان که در مورد استاندارد شنیده‌اند، تصمیم دارند تا از استاندارد برای ممیزی طرح مدیریت دنش خود استفاده کنند.
