نظام مدیریت دانش یک نیاز نرم افزاری نیست و تقاضا کننده این همه تجهیزات سختافزاری و نرم افزاری نیز نمیباشد. مطالعات APQC نشان میدهد که مدیریت دانش درباره فناوری اطلاعات نیست و کمبود فناوری اطلاعات مشکلی برای مدیریت دانش ایجاد نمیکند بلکه بر عکس تمرکز نمودن صرف روی فناوری اطلاعات مشکلآفرین است.
بهرهگیری از فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی موجود و رایگان در راستای فعالیت های مدیریت دانش نکته بسیار مهمی است که اغلب مورد غفلت قرار میگیرد. داشتن یک نرم افزار آماده به هیچ وجه به معنای فهم بهتر مدیریت دانش نیست. سازمانها میبایست بتوانند از ابزارها و فناوریهای دانشی در دسترس در جهت پیشبرد منظور مدیریت دانش استفاده کنند. برخی از فناوریهای دانشی در ماتریس زیر نشان داده شده است. این فناوریها بصورت رایگان منتشر و ارائه شده است و به راحتی قابل نصب و راه اندازی هستند: