یکشنبه , ۳۰ اردیبهشت ۱۴۰۳
خانه / یادداشت / ارزیابی ریسک از دست رفتن دانش

ارزیابی ریسک از دست رفتن دانش

از دست رفتن دانش

یکی از اقدامات مهم و به نوعی فراموش شده در دیسیپلین مدیریت دانش و دیسیپلین مدیریت ریسک، ارزیابی و محاسبه ریسک از دست رفتن دانش و تجربیات مهم سازمان است. از دست رفتن دانش (Knowledge Loss) به دلایل مختلفی اتفاق می‌افتد مثل تغییرات مدیریتی، بازنشستگی، طرح‌های کوچک‌سازی، اخراج افراد یا ترک داوطلبانه شغل از جانب کارمندان و غیره. از دست رفتن دانش‌های مهم و کلیدی، ممکن است سازمان را با ریسک‌ها و مخاطره های جدی مواجه بکند و پیامدهای حاصل از این ریسک نه تنها منجر به افت دانشی سازمان می‌شود بلکه هزینه‌های زیادی را هم به سازمان تحمیل می‌کند. از جمله هزینه‌های آموزش افراد جایگزین، هزینه های جذب نیروی جدید، هزینه سعی و خطاهای مکرر و پایین آمدن راندمان کاری پس از خروج فرد دانشی و غیره.

پس باید الگو یا رویکردی داشته باشیم تا بتوانیم ریسک از دست رفتن دانش را محاسبه کنیم. از ۲ دو بعد این ریسک باید ارزیابی شود:

  • بعد اول تخمینی از شدت حساسیت و بحرانی بودن شغل و دانش آن
  • بعد دوم زمان وقوع ریسک یعنی زمانی که احتمال می‌دهیم منبع دانش از سازمان خارج شود.

از دست رفتن دانش

فاکتور بحرانی بودن شغل و دانش آن

ابتدا باید شغل یا نقش‌های کلیدی در سازمان شناسایی شوند، نکته مهم این است که شغل‌های مهم لزوماً ارتباطی به جایگاه فرد در چارت سازمانی ندارند بلکه تاثیر آن شغل روی عملکرد سازمان و واحد مهم است. برخی شغل‌ها یا نقش ها ممکن است در یک سازمانی مهم باشد اما در سازمان دیگر مهم نباشد.

به عنوان مثال شما یک شرکت سرویس دهنده اینترنت هستید، شغلی در واحد IT به نام طراح پایگاه داده مشتری وجود دارد که مستقیماً روی عملکرد واحد پشتیبانی و مرکز تماس تاثیر می‌گذارد. یا فرض کنید در واحد تعمیر و نگهداری یک شرکت تولیدی، شما تعدادی تعمیرکار شاخص دارید که توانمندی ویژه‌ای در تشخیص و تعمیر دستگاه‌ها دارند و وجود آنها باعث گردیده، عمر این دستگاه‌ها بیشتر از چرخه عمر طبیعی‌شان باشد یا شما سازمانی هستید که فرایند تکوین محصول برای شما خیلی مهم است پس احتمالا شغل مدیر مهندسی یا مدیر تحقیق و توسعه یک شغل استراتژیک برای شما محسوب می‌شود.

وقتی شغل‌ها یا نقش های کلیدی را شناسایی کردید، باید حالا ارزیابی کنید که این شغل مهم آیا در وضعیت بحرانی قرار دارد یا خیر؟ زمانی یه شغل بحرانی است که دانش آن شغل مستند نشده باشد، جانشینی برایش وجود نداشته باشد، فرد دیگری در سازمان، دانش آن شغل را نداند و یا بدست آوردن مجدد دانش این شغل نیاز به تجربه و آموزش‌های زمان‌بر است و یا حتی بدست آوردن مجدد این دانش بسیار دشوار است. پس این معیارها شدت ریسک دانش شغل را به شما نشان می‌دهد اما جایی هم هست که ممکن است ریسک دانش پایین باشد چون دانش از دست رفته، دانش بحرانی نیست، یا قبلا به خوبی مستند شده و یا جایگزین‌های خوبی برای فرد وجود دارد.

از دست رفتن دانش

فاکتور زمان وقوع ریسک

بُعد دوم پیش بینی زمانی است که ترک شغل اتفاق خواهد افتاد. مثلا زمان بازنشستگی یک فرد با توجه به نمودار سنی و سال‌های خدمت او قابل تشخیص است، یا احتمال خروج افرادی در انتهای سال با پایان قراردادشان و یا حتی ریزش یا خروج ناگهانی مثل اخراج و استعفا که خوب در این مواقع از دست رفتن فوری دانش را هم باید در نظر داشت. مثلا بالاترین ریسک مربوط به ریزشی است که در ۶ ماه آینده پیش‌بینی می‌شود.

در ادامه ریسک نهایی از حاصلضرب شدت حساسیت ریسک در ریسک زمانی ریزش بدست می‌آید و اولویت‌ها و میزان تلاشی را که برای نگهداری دانش لازم است مشخص می‌کند. وقتی ریسک نهایی بالا باشد اولویت نگهداری دانش آن شغل هم بالا است و نیازمند اقدام فوری است. از طرفی ممکن است ریسک نهایی متوسط یا پایین باشد مثلاً دانش، بحرانی هست اما فوریت زمانی وجود ندارد که با برنامه‌ریزی در طول زمان می‌شود فرایند انتقال دانش را انجام داد.

بنابراین محاسبه ریسک از دست رفتن دانش یک موضوع مهم برای برخی شرکت‌ها در شرایط فعلی است و این شرکت‌ها باید در برنامه مدیریت ریسک‌شان، به ریسک از دست رفتن دانش هم توجه کنند.

در حال حاضر و برای اولین بار در کشور، شرکت مخابرات ایران به کمک این الگو و با هدایت ما، اقدام به ارزیابی و اولویت دهی ریسک از دست رفتن دانش ناشی از بازنشستگی کرده است.

برای ارزیابی ریسک از دست رفتن دانش و دریافت خدمات مشاوره‌ای در این زمینه با ما تماس بگیرید.

 

همچنین ببینید

چارچوب مدیریت داده سازمانی

هنگام شروع یا بهبود یک برنامه مدیریت داده سازمانی (EDM)، ابعاد زیادی باید در نظر …